Italië - POS-RT Regeling - Mollie koppelen aan je kassa

Deze informatie is alleen ter informatie en mag niet als juridisch advies worden beschouwd. Raadpleeg bij specifieke vragen over jouw situatie een juridisch adviseur.

#Algemene informatie

#Wat is de nieuwe verplichting? 

Vanaf 1 januari 2026 vereist de Italiaanse belastingdienst (Agenzia delle Entrate) dat bedrijven hun elektronische betaalterminals (POS) verbinden met hun telematische kassasystemen (Registratore Telematico, oftewel RT).

#Hoe werkt de koppeling?

Je hoeft geen nieuwe hardware of fysieke kabels te kopen om je apparaten te koppelen. De hele installatie wordt online geregeld met slechts een paar stappen in het portaal van de overheid.

#Geldt dit voor mijn bedrijf?

Deze regel geldt voor jou als je actief bent in Italië en gebruikmaakt van:

• Fysieke POS-systemen (Mollie vaste, mobiele en Tap-terminals) 
• SoftPOS / Tap-to-Pay (via de Mollie App of de Tap App op een smartphone of tablet)
• Virtuele POS / E-commerce gateways maar alleen als je je online verkopen certificeert met een fysieke kassa of digitale bonnetjes uitgeeft via de gratis webinterface van de Belastingdienst (de Documento Commerciale Online). Als je een pure webshop hebt en alleen standaard facturen uitgeeft zonder kassa, ben je vrijgesteld.

Uitzonderingen: Je hoeft je POS alleen niet te koppelen als je hem uitsluitend gebruikt voor verkoopautomaten, de verkoop van brandstof, of staatsmonopolieproducten (bijv. tabak). Als je exact dezelfde POS-terminal gebruikt om betalingen te innen voor zowel vrijgestelde producten (zoals tabak) als reguliere winkelartikelen (zoals koffie), vervalt de vrijstelling en moet de terminal volledig gekoppeld worden aan je kassa.

#Belangrijke deadlines

• Voor POS die actief zijn in januari 2026: Je moet de koppeling afronden vóór 20 april 2026.
• Voor nieuwe POS geactiveerd na januari 2026: Je moet de koppeling uitvoeren tussen de 6e dag en de laatste dag van de tweede maand na activatie (bijvoorbeeld: als je een terminal in maart activeert, moet je deze registreren tussen 6 mei en 31 mei).

Let op: De Italiaanse overheid controleert streng op de naleving hiervan. Als je je apparaten niet koppelt, kun je boetes krijgen van €1.000 tot €4.000 per niet-gekoppeld apparaat.

#Hoe maak ik de koppeling compleet?

#Stap 1: Verzamel je Mollie gegevens 

Je apparaten zullen niet automatisch verschijnen in de vooraf ingevulde keuzelijsten van de overheid. Je moet ze handmatig toevoegen met de volgende exacte gegevens:

• Acquirer Italiaans/Italiano of Buitenland/Estero: Estero
• Codice Fiscale Acquirer (Acquirer fiscaal nummer): 815839091B01
• Denominazione Acquirer (Naam Acquirer): Mollie BV
• Numero di contratto di convenzionamento (Overeenkomstreferentie): je Mollie Organisatie-ID
  • Je Organisatie-ID staat rechtsboven op je maandelijkse Mollie factuur.
  • Je vindt de Organisatie-ID ook in je Mollie Dashboard. Dit is het nummer dat begint met een # dat je vindt in het menu als je linksboven op je profielicoon klikt.
• Terminal-ID: Je hebt de specifieke Terminal-ID nodig voor elk apparaat dat je wilt koppelen
  • Voor vaste, mobiele en TAP-terminals
    • Log in op je Mollie Dashboard
    • Ga naar "Point-of-sale"
    • Klik op de terminal die je wilt registreren
    • Ga naar "Terminalinformatie"
    • Gebruik het serienummer van de terminal. 
  • Voor Tap-to-Pay via de Mollie App of de Tap App
    • Log in op je Mollie Dashboard
    • Ga naar "Point-of-sale"
    • Klik op de terminal die je wilt registreren
    • Ga naar "Terminalinformatie"
    • Gebruik het Terminal-ID van de terminal. 

#Stap 2: Koppel via het Agenzia delle Entrate Portaal

Let op: Je kunt deze procedure zelf uitvoeren, of je wettelijk gevolmachtigde belastingadviseur (commercialista) kan dit namens jou doen via het portaal.

1. Ga naar het "Fatture e Corrispettivi" portaal (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/) en log in met je SPID-, CIE-, CNS digitale identiteit of Entratel/Fisconline-inloggegevens.
2. Klik in het vak "Gestore ed Esercente" op "Accedi ai servizi".
3. Selecteer in het menu aan de linkerkant "Collegamento dispositivi - POS" en klik dan op "Gestione collegamenti".
4. Voeg je Mollie Terminal toe: Klik op "Aggiungi POS" (POS-systeem toevoegen). 
   • Omdat Mollie niet in de automatische zoeklijst staat, klik je op "Aggiungi acquirer" (Acquirer toevoegen)
   • Je moet alle verzamelde gegevens uit de vorige stap invoeren
5. Koppel aan je kassa: Nadat toegevoegd, kies "Collegamento Puntuale" (als je tot 5 kassa's hebt). Kies het serienummer van je kassa links, selecteer je pas toegevoegde Mollie-terminal rechts, en klik op "Collega" (Koppelen).
   • Let op voor SoftPOS: Als je een mobiele Tap-to-Pay-apparaat koppelt, vraagt het systeem om het fysieke adres van de winkel waar dit mobiele apparaat hoofdzakelijk gebruikt wordt.

#Specifieke situaties

#Integratie met Documento Commerciale Online

Als je een bedrijf, zelfstandige of mobiele dienstverlener bent zonder fysiek Telematica Registratiesysteem, maar wel digitale bonnetjes uitgeeft via de gratis webinterface van de Belastingdienst (de Documento Commerciale Online), is er een aparte, parallelle koppelmethode binnen het portaal.

1. Ga rechtstreeks naar het specifieke gedeelte voor de "Documento Commerciale Online" vanuit het hoofdportaal.
2. Zoek het gedeelte "Funzionalità di supporto" (Ondersteunende functies) en klik op "Associazione strumenti di pagamento elettronico" (Koppeling elektronische betaalmiddelen).
3. Volg vanaf dit scherm exact dezelfde handmatige toevoeg- en koppelinstructies als beschreven bij "Stap 2" hierboven.

#Hoe sluit je een POS-terminal uit

Als je een terminal hebt die nooit betalingen verwerkt via Documento Commerciale en niet aan een kassa is gekoppeld, kun je deze permanent uitsluiten van de koppelplicht:

1. Ga binnen "Collegamento dispositivi - POS" naar het gedeelte "POS non collegati".
2. Identificeer of voeg de specifieke terminal(s) toe die alleen voor facturen worden gebruikt.
3. Markeer ze voor definitieve uitsluiting.

Belangrijk: Als een POS wordt gebruikt voor zowel facturen als commerciële documenten, moet deze wel worden gekoppeld. De uitsluiting geldt alleen voor apparaten die 100% zijn toegewijd aan factuur- of vrijgestelde betalingen.

#Wijzigingen in je situatie of opstelling doorgeven

Als je stopt met Mollie, een PAX of Tap terminal niet meer gebruikt, je bedrijf sluit of je telematische kassa vervangt door een nieuwe, moet je het portaal van de overheid bijwerken. Je moet opnieuw inloggen in het systeem om de oude koppeling te bewerken of te verwijderen. Deze wijziging moet worden afgerond volgens dezelfde deadline-regels (tussen de 6e dag en de laatste dag van de tweede maand na wijziging).